Gestire una riunione: leadership efficace

Gestire una riunione: leadership efficace

Leggendo qua e là tra i vari articoli che parlano di meeting e riunioni ci ha particolarmente colpito il termine “RIUNIONITE” per indicare una prassi insidiosa e nociva che mischia la troppa frequenza delle riunioni con l’improduttività delle stesse. Abbiamo già accennato nel precedente articolo del nostro blog delle ricadute negative – sia in termini economici sia in termini di capitale umano – di riunioni mal gestite. Al contrario le riunioni ben gestite rappresentano uno strumento potente a disposizione delle organizzazioni. Mettono a fattor comune competenze ed esperienze dei partecipanti – per attività strategiche, di pianificazione e operative – dando maggiore velocità al business, agevolando il processo decisionale, rafforzando la cultura organizzativa e accelerando innovazione e agilità. Aumentano inoltre l’impegno di ciascuno e il lavoro in team.

E’ responsabilità di colui/lei che organizza la riunione e/o ne cura la leadership innescare questo circolo virtuoso massimizzandone l’efficacia: ma come fare?

Qualche consiglio che ci auguriamo utile.

  • APRIRE UNA RIUNIONE

Dopo aver verificato che gli strumenti necessari per la riunione siano disponibili e funzionanti, puoi iniziare con puntualità la tua riunione.

Evita introduzioni generiche. Chiedere semplicemente “come state?” non basterà. Per “rompere il ghiaccio” è importante evitare il gergo aziendale e qualsiasi argomento troppo serio e optare invece per qualcosa di più leggero. Un aspetto importante prima di passare ai contenuti è infatti quello di “connettersi” – e il temine vale sia che sia in presenza sia che si stia lavorando a distanza.

Fissa le regole di base in modo che siano messe a sistema e si trasformino in buone pratiche. Definire e comunicare le regole che sono alla base di una riunione a volte sembra una cosa ovvia ma al contrario rappresenta il primo passo fondamentale per andare nella direzione di efficienza ed efficacia. Come tutte le cose apparentemente banali vale sempre la pena di esplicitarle e di non darle per scontate seguendo il mantra: “quello che è detto è detto, e quello che non è detto non è detto”. Le regole possono riguardare sia il comportamento quanto i risultati. Ciò diventa ancora più importante nelle riunioni virtuali per le quali le regole di ingaggio devono essere definite in modo molto puntuale. 

  • DURANTE LA RIUNIONE

Investi del tempo nelle premesse e metti a fuoco gli obiettivi. Mantenere la riunione in linea con gli obiettivi prefissati è spesso poco facile. Tuttavia, la predisposizione di un’agenda e la sua preventiva condivisione (leggi il nostro precedente articolo) sarà di molto utile a gestire in modo adeguato il tempo legittimando lo spostamento a futuri incontri di eventuali questioni emerse e non attinenti all’oggetto della riunione.

Rendi disponibili le informazioni rilevanti. Fornire ai partecipanti una visione il più possibile completa del tema trattato permette loro di applicare il problem solving. Verificare le ipotesi da cui si è partiti è un altro step importante: il team prende decisioni solo grazie a informazioni valide.

Utilizza esempi specifici e definisci un codice di comunicazione comune almeno sulle parole importanti e sulle definizioni, riducendo il margine “di interpretazione” da parte di ciascun soggetto coinvolto.

Utilizza materiali di supporto. Slide, video, altri materiali possono aiutare i partecipanti a rimanere in focus nel corso della riunione, a comprendere meglio i passaggi fondamentali e/o a fissare i principali item trattati. I materiali realizzati potranno poi essere condivisi anche a posteriori come documenti allegati al verbale dell’incontro, rappresentando un prezioso ancoraggio anche per i più pigri a prendere appunti o per coloro per i quali non è necessario farlo.   

Incoraggia la partecipazione attiva e sollecita il contributo da parte di ciascuno. Nel corso della riunione diventa strategico presidiare l’ascolto delle opinioni costruttive da parte del resto dei partecipanti e contenere cicli di lamentele negative, spesso fisiologici, in modo che si concludano rapidamente.

Dai spazio a domande e risposte utilizzandole in modo efficace in “sessioni” ad esse dedicate. E’ questo uno strumento fondamentale per garantire il coinvolgimento senza frammentare il fluire del meeting. Autenticità di opinioni e domande trasforma discussioni e monologhi in veri e propri scambi, assicurando che i partecipanti possano comprendere il punto di vista di tutti.

Sostieni allo stesso tempo eventuali silenzi senza averne timore, lasciando anche passare del tempo prima che le persone rispondano.  Anche il silenzio … comunica.

Progetta insieme ai partecipanti i prossimi passi: questo promuove l’impegno dei partecipanti ad andare avanti insieme e in squadra.

  • CONCLUDERE UNA RIUNIONE

Assegna compiti chiari ai singoli (chi fa cosa) descrivendo le azioni che devono essere portate avanti e/o completate nel lasso di tempo che va dalla fine della riunione alla data di follow-up. Definiscine in modo inequivocabile responsabilità e titolarità, per poter ottenere risultati tangibili.

Rendi disponibile per tutti i partecipanti, e breve giro, il verbale della riunione. Se non sei tu a realizzarlo – perché hai affidato il compito specifico ad altra persona in via preliminare – supervisionane il contenuto tenendo conto che lo stesso dovrebbe essere un riassunto degli argomenti trattati, delle decisioni prese, delle azioni di follow-up concordate e delle persone a cui sono state assegnati.

Orientamento all’ascolto e alla sintesi, nel senso di convergenza, nel corso della riunione sono i due aspetti fondamentali di cui dovrebbe farsi carico chi detiene la leadership di una riunione, di un’azienda in generale, di un settore o di un gruppo di lavoro.

Non ci resta che augurarti buona riunione! e invitarti ad allenarti all’utilizzo di questi semplici strumenti che possono produrre risultati davvero sorprendenti.