La Smart Assistant è pronta per voi. E voi, siete pronti per la Smart Assistant? (parte I)

La Smart Assistant è pronta per voi. E voi, siete pronti per la Smart Assistant? (parte I)

Parafrasando la famosa citazione di John Fitzgerald Kennedy “Non chiederti cosa può fare l’America per te, chiediti cosa puoi fare tu per l’America”, vogliamo condividere un decalogo che abbiamo redatto come supporto per sfruttare al meglio questa potente relazione di lavoro che – per funzionare con successo – necessita di un cambio di mentalità alla portata comunque di chi, come voi, sta per prendere in maniera illuminata una decisione in questa direzione. Oggi ci concentreremo sui primi 5 punti.

  1. La Smart Assistant è virtuale. Sembra banale, ma a volte lo si dimentica. Quindi gli strumenti di rete devono funzionare in modo ottimale per poter collaborare con la vostra nuova risorsa: in particolare e-mail, sistema di conferenza (Microsoft Teams, Zoom, Cisco Webex, GoToMeeting, Google Hangouts: per noi vanno bene tutti) e disco condiviso in cloud (Microsoft OneDrive, Google Drive, o il buon “vecchio” DropBox). Noi vi aiuteremo a mettervi facilmente al passo con la tecnologia se non padroneggiate ancora queste economiche (o addirittura gratuite) ma potenti soluzioni.
  2. Saper di aver bisogno di aiuto non basta, occorre sapere anche di che aiuto avete bisogno. Il primo passo da compiere è sicuramente quello di identificare con chiarezza le priorità e di conseguenza i compiti da affidare alla vostra nuova Smart Assistant. Focalizzatevi inizialmente su tre priorità al massimo e fornite all’assistente tutte le informazioni necessarie per svolgere al meglio le attività ad esse correlate. Sull’importanza di identificare le priorità, le cosiddette “Big Rocks”, torneremo presto con un post
  3. Uscite dall’area di comfort. Se noi di Smart Assistants vi consiglieremo strumenti o idee innovative, siate disponibili a prendere in considerazione le nostre proposte. Grace Murray Hopper, leggendaria scienziata e pioniera della programmazione informatica, era solita dire che “Abbiamo fatto sempre così” è la frase più pericolosa in assoluto e la sua definizione ci trova pienamente d’accordo. Per cogliere le opportunità è perciò necessario abbracciare il cambiamento e guardare il mondo in modo nuovo. Oltre ai tool per la collaborazione di base a cui abbiamo accennato al punto 1), ne abbiamo altri in mente, più specifici e da adattare alle vostre esigenze. Termini come Slidedocs, WordPress, Zoho, Asana, Zapier magari oggi non vi dicono nulla, ma sono alcuni degli strumenti con cui possiamo aiutarvi a migliorare i vostri processi e massimizzare i risultati rendendo più soddisfatti i vostri collaboratori e clienti. Parliamone…
  4. Less is now”    Come ci insegnano Joshua Fields Millburn & Ryan Nicodemus (noti come “The Minimalists” e protagonisti in questi giorni di un istruttivo documentario su Netflix) solo dopo aver fatto pulizia del disordine che infesta fisicamente i nostri uffici e concettualmente i nostri processi, possiamo trovare chiarezza, realizzazione e soddisfazione. Approfittate dell’arrivo della vostra nuova Smart Assistant per semplificare processi, procedure, consuetudini. Buttate via tutto quello che si può buttare, digitalizzate il digitalizzabile, sbarazzatevi del superfluo. La collaboratrice virtuale che vi assegneremo vi aiuterà in questi passaggi, anzi questo potrebbe essere il primo compito da affidarle per affinare la conoscenza reciproca ed iniziare a fare tesoro della sua professionalità.
  5. “Smart” non significa H24. Uno dei (pochi) lati negativi della “remotizzazione” del lavoro, accelerata esponenzialmente in seguito alla pandemia, è stato l’indebolimento di alcune barriere nella relazione fra colleghi e con i subordinati: telefonate e riunioni in tarda serata, attesa di risultati immediati perché “tanto sei a casa”, scadenze ristrette: ebbene, tutto ciò non funziona in una struttura orientata alla motivazione e ai risultati. Impariamo a gestire la Smart Assistant rispettando gli accordi pattuiti, gli orari di lavoro concordati e le scadenze prefissate. Il buon vecchio adagio “patti chiari, amicizia lunga” ci aiuterà nello stabilire una interazione salda e fertile. Nella cultura di management anglosassone, il concetto di “setting the expectations” è centrale nella relazione professionale di successo. Presto dedicheremo un articolo del nostro blog proprio a questo tema.

Che ne dite? Siete d’accordo? La pensate diversamente? Fateci sapere il vostro parere scrivendoci qui. Saremo lieti di interagire con voi. E non dimenticate di tornare presto sul nostro sito, per leggere la seconda parte di questo decalogo.