La Smart Assistant è pronta per voi. E voi, siete pronti per la Smart Assistant? (parte II)

La Smart Assistant è pronta per voi. E voi, siete pronti per la Smart Assistant? (parte II)

Completiamo oggi il “decalogo” che avevamo introdotto nello scorso post con la seconda “cinquina” di suggerimenti. Ricordate? Avevamo parlato di virtualità, di identificazione delle priorità, di area di comfort, di minimalismo e di gestione delle aspettative. Oggi invece vogliamo attirare la vostra attenzione su altri cinque elementi che possono segnare o meno la differenza.

  1. Imparate a delegare. Ora che potete contare su una Smart Assistant, il vero limite potrebbe venire ancora da voi e non da lei. Sentite di non riuscire ancora a delegare il delegabile? Siete vittime di una vocazione al “micro-management”? Abbandonate le vostre remore e lanciatevi nella delega. Magari, nel frattempo, potete esercitarvi grazie a questo piccolo e prezioso e-book dal titolo inequivocabile: “Impara a delegare in un’ora”. Lo ha scritto Paolo Ruggeri, il manager e formatore italiano più richiesto dagli americani, che ci ricorda come “Da soli si va più veloci, insieme si arriva più lontano”.
  2. Non potete migliorare quello che non potete (o non volete) misurare. Questa celebre frase, declinata in varie sfumature, è stata introdotta dal “mitologico” guru austriaco Peter Drucker e rappresenta una pietra miliare del management a tutti i livelli, sia che gestiate un chiosco di bibite, sia che ricopriate il ruolo di CEO di una multinazionale… Se volete migliorare un processo – o un’attività o una qualsiasi iniziativa (ad esempio una campagna marketing sui social) – dovete dapprima definirlo al meglio, poi convertirlo in una serie (limitata!) di indicatori numerici e a questo punto la misura diventa l’elemento centrale da “catturare” ed analizzare. Abituarsi a ragionare in termini di performance significa sviluppare una vera e propria “cultura” della misurazione.
  3. Avete bisogno di obiettivi S.M.A.R.T. Eh già, la vostra Assistente Smart “funziona” meglio quando convenite con lei degli obiettivi S.M.A.R.T. Sembra un gioco di parole, ma è un concetto potentissimo. Ricordate il punto 2) dello scorso articolo? Ovvero sapere dove andare? Bene, occorre anche saper definire il “come” andare. Ecco che ci aiuta il concetto di S.M.A.R.T. (ancora una volta partorito dalla fertile mente di Drucker), acronimo di S = Specific (Specifico), M = Measurable (Misurabile), A = Achievable (Raggiungibile), R = Realistic (Realistico), T = Time-Based (Temporizzabile). Con la vostra Virtual Assistant, in fase di definizione delle attività, sarà opportuno dibattere di una serie di obiettivi S.M.A.R.T. su cui focalizzarsi. Vedrete come una volta messo in piedi questo potente strumento, tutto diverrà più facile e chiaro.
  4. Coltivate l’empatia. Mettetevi nei panni dell’interlocutore con cui state comunicando. Che sia un cliente, un collaboratore, un fornitore o la vostra Virtual Assistant, fate del vostro meglio per mostrare empatia nei confronti delle persone e delle situazioni. Siate umili. Guidate gli altri attraverso l’esempio, anche nelle piccole cose. Il semplice fatto di provarci, siate certi che verrà notato ed apprezzato. Coltivare l’empatia vi consentirà di migliorare di molto l’Intelligenza Emotiva, un concetto potentissimo al quale presto dedicheremo un intero post.
  5. Prediligete la chiarezza.  Siate chiari riguardo alle vostre richieste ed aspettative; fatelo prediligendo la brevità ed adottando un linguaggio semplice e chiaro. Siate tempestivi anche nel comunicare le vostre decisioni: quando ad esempio una Virtual Assistant si aspetta un parere o un’istruzione da voi, prendere una decisione “binaria” è sempre meglio che non far nulla. La chiarezza naturalmente si estende anche agli obiettivi di cui parlavamo all’inizio dell’articolo: fate sempre in modo che tali direzioni siano precise e ben condivise. Allo stesso modo, non trascurate di rendere a prova di errore anche le timeline (o cronoprogrammi): sapere chi deve fare cosa, perché, come, e in quali tempi. Chiaro, semplice e inequivocabilmente comprensibile; come se doveste spiegarlo al vostro Golden Retriever, per citare Jeremy Irons in questa celeberrima scena sulla chiarezza nel film “Margin Call”. E probabilmente, anche su ciò che ci insegna “Margin Call” riguardo alla leadership torneremo con un post dedicato…

 

 

E allora? Che ne pensate di questo decalogo? Siete d’accordo? Manca qualcosa? Segnalateci i punti che potrebbero arricchirlo scrivendoci qui. Fateci conoscere i vostri commenti e soprattutto iniziate a prendere contatto con noi per avere al più presto una Smart Assistant a vostra disposizione!