Riunioni improduttive e tempo sprecato? Analizziamole in 3 fasi

Riunioni improduttive e tempo sprecato? Analizziamole in 3 fasi

Il tema delle riunioni, e troppo spesso quello della loro improduttività, è davvero un task importante da avere sul proprio “cruscotto di gestione” nel mondo delle organizzazioni, grandi o piccole che siano.

Ti è mai capitato di terminare una riunione e pensare: “ho perso tempo … non è cambiato nulla rispetto a prima … non ho avuto lo spazio (adeguato) per dire la mia (pur avendo preparato l’intervento e il materiale a supporto).

Insomma non c’è niente di peggio che uscirne con la sensazione, in realtà molto frequente, che il tempo investito sia stato tempo perso, sprecato e sottratto ad altre attività, magari più urgenti e fruttuose.

Riunioni mal riuscite e/o poco efficaci comportano poi un allungamento dei tempi decisionali e maggiori costi, ma anche, a cascata, effetti collaterali negativi sul benessere e il coinvolgimento di colleghi, collaboratori e dipendenti.

Eppure sono proprio le riunioni a fornire grandi opportunità di confronto, di condivisione, di collaborazione, di lavoro in team e di maggiore produttività.

Se utilizzato in modo corretto questo strumento contribuisce a rendere un’organizzazione agile, asset fondamentale in un mondo in costante cambiamento come quello in cui dobbiamo imparare a muoverci ogni giorno.

La criticità non è la riunione in sé, ma il modo in cui la si gestisce, sia che ci si trovi in ufficio che si faccia a distanza! La buona notizia è che possiamo migliorarla, renderla più efficace, piacevole, produttiva prestando attenzione e curando alcuni aspetti che valgono in generale.

Abbiamo così deciso di contribuire raggruppando dei suggerimenti in 3 fasi:

  • PRIMA (pre-meeting)
  • DURANTE (leadership efficace)
  • DOPO (follow-up)

… dedicando spazio nel nostro Blog a ciascuna attraverso una specifica news.

Quella di oggi si concentra sulla fase del PRIMA.

  1. Non indire una riunione quando non hai il tempo di prepararla.

Preparare una riunione e prestare massima attenzione a tutti gli aspetti che a questa ruotano intorno è una delle attività richieste per massimizzarne l’efficacia e garantire a coloro che vi partecipano una partecipazione il più possibile pro-attiva. Questa regola vale sempre: non fa nessuna differenza se la riunione, il meeting, si svolge in presenza o se, come oggi è la normalità, l’incontro si avvale di stanze virtuali all’interno di specifiche piattaforme. Per i meeting on-line alcune attività diventano ancora più stringenti e se ne aggiungono delle altre attinenti all’uso della tecnologia.

  1. Posso affrontare il tema in modo alternativo?

Per non rischiare di trasformare il meeting in una perdita di tempo per tutti vale la pena chiedersi in via preliminare se sia davvero necessario organizzare un incontro in modo sincrono o se il tema da trattare possa essere smarcato in altro modo, come ad esempio una mail, sufficientemente strutturata, che permetta a ciascuno delle figure coinvolte di dare il proprio contributo in modo asincrono, in base alle disponibilità di tempo in agenda. Ci sono poi situazioni nelle quali può risultare più efficace sollecitare singoli contributi individuali (da non condividere in tempo reale con una platea) o altre ancora che richiedono incontri one to one.

  1. Definisci un obiettivo ben preciso.

Sono davvero molteplici gli obiettivi che possono essere alla base dell’organizzazione di una riunione: presentare lo Stato di Avanzamento Lavori di un progetto, illustrarne uno nuovo, comunicare e/o raccogliere dei dati, trovare soluzioni creative con attività di brainstorming, pianificare attività, risolvere un problema, favorire la relazione tra membri di un team. L’elenco di possibilità è lunghissimo: la cosa importante è che le finalità siano definite in modo specifico, non generico, e condivise, intendendo con questo termine non che tutti siano d’accordo ma piuttosto che ne siano chiari i contenuti a tutti i partecipanti.

  1. Individua il numero dei partecipanti adeguato proprio per quella riunione e definisci CHI FA COSA.

La numerosità delle persone che partecipano alla riunione è uno dei fattori che incidono sulla buona riuscita della riunione e da tenere in considerazione in fase di preparazione. Esistono dei range consigliati: si passa da un massimo di 8 partecipanti per attività di Problem Solving a gruppi di 18-20 persone per il Brainstorming.

E per i meeting on-line? L’indicazione è quella di limitare al massimo il numero dei partecipanti. Il tema è quello dell’interattività da remoto che diventa davvero complicata per riunioni oltre i 10 partecipanti. In questo caso diventa ancora più importante convocare un numero “sostenibile” di persone immaginando allo stesso tempo modalità alternative/complementari per coinvolgere/aggiornare altri partecipanti in modo adeguato e soddisfacente.

È bene fare uno sforzo di consapevolezza rispetto agli effetti a cascata che la riunione ha o potrà avere sul tempo delle persone: invita solo le persone che è davvero necessario ci siano in quel momento usando il buon senso. Assegnare ruoli e compiti specifici nell’ambito della riunione gioca a vantaggio di concentrazione e impegno. Così ci sarà chi ha il compito di scandire il tempo, chi faciliterà il confronto presidiando i temi e garantendo spazio ai contributi di ciascuno – arginando eventuali interventi “fuori tema” – un “esperto” che aiuti la focalizzazione, colui che si occuperà di realizzare un report delle informazioni emerse e delle decisioni prese. Insomma sapere CHI FA COSA è da sempre un’opportunità nella direzione dell’obiettivo che ci siamo prefissati.

5. Dove? Luogo reale o virtuale?

Il luogo scelto fornisce già una prima indicazione rispetto all’impostazione che si vuole dare al meeting nell’intervallo compreso tra la formalità e l’informalità. Al di là di questo aspetto è fondamentale verificarne la disponibilità (per il giorno e per le ore necessarie) e presenza e funzionalità delle dotazioni di supporto.

Le piattaforme on-line garantiscono spazi virtuali, rappresentando da sempre una risorsa eccellente in ambito lavorativo per coordinare task da remoto e velocizzare (o rendere possibili) i rapporti professionali basati sul co-working. Questo tema è ricco e fluido e lo approfondiremo in altri articoli che saranno il pretesto per un confronto tra le varie possibilità disponibili.

6. Assicurati di mandare a tutti gli inviti, prepara e rendi disponibile l’agenda in via preliminare almeno ai “partecipanti chiave” e assicurati di inviare in tempo congruo tutte le richieste che richiedono una preparazione anticipata (slide, dati, …).

Continueremo a parlare di questo argomento nei prossimi articoli. Seguici sul nostro blog se vuoi approfondire le altre due FASI – DURANTE e DOPO – per apprendere come preparare al meglio la tua riunione, quali sono le attività a cui dare priorità per massimizzare l’efficacia dei meeting e soprattutto liberare il tuo tempo da dedicare ad altro.